Meet Head of Outgoing Mobility Coordinator at OIA: Afia Rifkiani

English Version

Most students dream of going abroad, Most students dream of seeking education abroad. Whether it be to encounter new cultures or to gain wisdom from foreign education, there are many reasons why students want to study overseas. In UGM, students can claim international scholarships or be exchanged to foreign countries from all over the world.

Acquiring information about international programs like scholarships, student exchange, double degree, and others are difficult when done alone. Handling the requirements is also a delicate task. This is where the Office of International Affairs comes in! We help UGM students when applying for foreign programs and provide information regarding available international programs. 

Knowing what we do is one thing, but learning what happens under the hood is another. Today we will be talking with Mba Afia Rifkiani, our Scholarship and Outgoing Mobility Officer. The interview started with a general overview of what OIA does for the university.

“OIA facilitates UGM students, whether they are undergraduate, postgraduate, or doctoral students, to do international exposure abroad,” explained Mba Afia. She also explained how international exposure comes in many forms from international exchange, short programs like summer and winter courses, and even shorter programs like conferences and symposiums. She mentioned that most of the students they guide are undergraduates however, there is a fair share of masters and PhD students that receive counselling. 

Getting personal here with Mba Ani, when asked about what she does for OIA, she said she’s currently working as the Scholarship and Outgoing Mobility Officer. When asked for the details of her position she stated, “We take care of students in UGM who want to have international exposure.” 

“Our task here is to try to facilitate all UGM students, from start to end.” They facilitate all processes from start to finish, starting with consulting. Through consulting students will understand which programs are available for them, along with the requirements and prerequisites for applying. “We help them (students) get the chance to study abroad,” said Mba Ani.

The topic of work-life balance came up, and she talked about how different working is due to the pandemic. “There isn’t any specific problems, its more toward the change in working hours to 24 hours since we work from home,” She further commented, “It’s different than working in the office where you can focus working from 7 a.m. to 4 p.m. then focusing on housework afterwards.”

Going back to the inner workings of OIA, we discussed how students see OIA as an organization and even touched on things not commonly known about the organization. When talking about OIA, what immediately comes to mind are international matters. When talking about OIA, what immediately comes to mind are international matters. But there’s more to it. Mba Ani elaborated further by stating that anything international by nature in the university is primarily handled by OIA.

“Back when OIA was just established, not all faculties and working units in UGM were knowledgeable regarding international related affairs.” She continued, “So everything related to foreign affairs (even documents written in english) were handled by us (OIA).” International matters vary as they range from students who want to join international programs, foreign students wanting to study in UGM, and more. All these things are handled by OIA.

Towards the end of the interview, Mba Ani discussed her experience working here. She happily shared how nice the working experience is, stating that her colleagues were like family. “I enjoy the working environment here. In the end it became my passion helping students to be able to study abroad,” said Mba Ani.

When asked about advice to people who plan on working in OIA, she said patience is the key as OIA accommodates people not only from all over Indonesia but the world too.

Indonesian Version

Sebagian besar siswa bermimpi pergi ke luar negeri, Sebagian besar siswa bermimpi mencari pendidikan di luar negeri. Baik untuk menghadapi budaya baru atau untuk mendapatkan hikmah dari pendidikan asing, ada banyak alasan mengapa siswa ingin belajar di luar negeri. Di UGM, mahasiswa dapat mengklaim beasiswa internasional atau ditukar ke luar negeri dari seluruh dunia.

Memperoleh informasi tentang program internasional seperti beasiswa, pertukaran pelajar, gelar ganda, dan lain-lain sulit jika dilakukan sendiri. Menangani persyaratan juga merupakan tugas yang rumit. Di sinilah Kantor Urusan Internasional masuk! Kami membantu mahasiswa UGM saat melamar program luar negeri dan memberikan informasi mengenai program internasional yang tersedia.

Mengetahui apa yang kita lakukan adalah satu hal, tetapi mempelajari apa yang terjadi di balik kap mesin adalah hal lain. Hari ini kita akan berbicara dengan Mba Afia Rifkiani, Petugas Beasiswa dan Mobilitas Keluar. Wawancara dimulai dengan gambaran umum tentang apa yang KUI lakukan untuk universitas.

“KUI memfasilitasi mahasiswa UGM, baik mahasiswa S1, S2, maupun S3 untuk melakukan international exposure di luar negeri,” jelas Mba Afia. Dia juga menjelaskan bagaimana eksposur internasional datang dalam berbagai bentuk dari pertukaran internasional, program singkat seperti kursus musim panas dan musim dingin, dan bahkan program yang lebih pendek seperti konferensi dan simposium. Dia menyebutkan bahwa sebagian besar siswa yang mereka bimbing adalah sarjana, namun ada sebagian besar siswa master dan PhD yang menerima konseling.

Menjadi pribadi di sini dengan Mba Ani, ketika ditanya tentang apa yang dia lakukan untuk KUI, dia mengatakan bahwa dia saat ini bekerja sebagai Scholarship and Outgoing Mobility Officer. Saat ditanya detail posisinya, ia mengatakan, “Kami urus mahasiswa di UGM yang ingin memiliki eksposur internasional.”

“Tugas kami di sini adalah berusaha memfasilitasi seluruh mahasiswa UGM, dari awal hingga akhir.” Mereka memfasilitasi semua proses dari awal hingga akhir, dimulai dengan konsultasi. Melalui konsultasi siswa akan memahami program mana yang tersedia untuk mereka, bersama dengan persyaratan dan prasyarat untuk mendaftar. “Kami membantu mereka (mahasiswa) mendapatkan kesempatan untuk belajar di luar negeri,” kata Mba Ani.

Topik keseimbangan kehidupan kerja muncul, dan dia berbicara tentang betapa berbedanya pekerjaan karena pandemi. “Tidak ada masalah khusus, lebih mengarah pada perubahan jam kerja menjadi 24 jam sejak kita bekerja dari rumah,” lanjut dia, “Beda dengan bekerja di kantor yang bisa fokus bekerja dari jam 7 pagi sampai jam 4 sore. kemudian fokus pada pekerjaan rumah sesudahnya.”

Kembali ke inti KUI, kami membahas bagaimana mahasiswa melihat KUI sebagai sebuah organisasi dan bahkan menyinggung hal-hal yang tidak umum diketahui tentang organisasi. Berbicara tentang KUI, yang langsung terbayang adalah masalah internasional. Berbicara tentang KUI, yang langsung terbayang adalah masalah internasional. Tapi ada lebih dari itu. Lebih lanjut Mba Ani menjelaskan bahwa segala sesuatu yang bersifat internasional di universitas terutama ditangani oleh KUI.

“Dulu saat KUI baru berdiri, tidak semua fakultas dan unit kerja di UGM memiliki pengetahuan tentang hubungan internasional.” Ia melanjutkan, “Jadi semua yang berhubungan dengan luar negeri (bahkan dokumen yang ditulis dalam bahasa Inggris) ditangani oleh kami (KUI).” Urusan internasional bermacam-macam, mulai dari mahasiswa yang ingin mengikuti program internasional, mahasiswa asing yang ingin kuliah di UGM, dan lain-lain. Semua hal ini ditangani oleh KUI.

Menjelang akhir wawancara, Mba Ani membahas pengalamannya bekerja di sini. Dia dengan senang hati berbagi betapa menyenangkannya pengalaman kerja, menyatakan bahwa rekan-rekannya seperti keluarga. “Saya menikmati lingkungan kerja di sini. Akhirnya menjadi passion saya membantu mahasiswa untuk bisa kuliah di luar negeri,” kata Mba Ani.

Ketika ditanya tentang saran bagi orang-orang yang berencana bekerja di KUI, dia mengatakan kesabaran adalah kuncinya karena KUI tidak hanya menampung orang-orang dari seluruh Indonesia tetapi juga dunia.

 

English Version

OIA UGM, as an office that deals with foreign affairs, needs to establish partnerships with institutions from various nations. In this episode of OIA Behind the Scene, we will meet Maylany Ika Putri, familiarly called Maylany. Maylany is Program Coordinator (PC) for Europe and Middle East Regions at OIA UGM. Do you want to know what it’s like behind the scenes?

Maylany is in charge of UGM’s collaboration with European and Middle Eastern partners in general. “In this context, collaboration entails initiating, negotiating, and conversing with partners, among several other things. If it is mutually agreed upon, we will also assist in the processing of finalizing the agreement,” Maylany explained.

This collaboration can take several forms, including students and staff exchanges, double degrees, and lecturer visits. “Research, yes. Double degree, also yes. Mainly, we are in charge of collaboration in the academic affairs. For business affairs, there is another directorate that is in charge,” she went on.

This collaboration extends not only at the university level but also at the faculty level. “Faculty usually ask for our assistance (OIA, red),” Maylany elaborated. As the implementation of the agreements is carried out by the faculty or other working units, such as the study center, Maylany is also in charge of sharing information and bridging the communication between the working units and partners from Europe and the Middle East. “However, there are faculties with high mobility, for example, Fisipol. They usually take care of exchange agreements themselves,”

Maylany, as a PC, is frequently in charge of partner visits from Europe or the Middle East. One of them was set in March 2020, when the King of the Netherlands, Willem-Alexander, and Queen Maxima paid a visit to UGM. Maylany also took part in the event arrangement. “Alhamdulillah, it went well, and to my knowledge, no COVID-19 cluster was found as a result of the event,” Maylany stated. For most cases, PCs also assist the courtesy meetings and partner campus tours. Unlike the Mobility Division, PC is primarily concerned with institutions and does not interact directly with students. “The fun thing is that you often get gifts from OIA’s international partners when there are incoming visits,” Maylany added.

Of course, there are several stories of Maylany’s communication dynamics with European and Middle Eastern partners. “In terms of mailing, they are quite straightforward, discussing the collaboration’s aim directly. They also despise long-winded responses. They’d rather receive terrible news but clear, rather than have their expectations high but never meet,” Maylany explained.

Indonesia is certainly in a separate time zone from Europe and the Middle East. Maylany did not consider the time difference to be a significant issue because of the limited working hours. “Since I tend to have good relations with institutions that I’m working with, I can be more assertive when it comes to determining working hours. So, if I haven’t received a response, it’s possible that it’s not during their business hours, and vice versa” Maylany explained.

Interestingly, Maylany’s experience as a PC makes her a more open-minded person. “From institutions like universities, we can understand why the UK is unique, why they left Brexit, and several other reasons,” Maylany said, laughing. In addition, Maylany also learned not to take everything personally, considering that each partner has a different mindset and communication culture.

“There was also an incident in the past. It was when one of our UK partners emailed to say that they wanted to visit UGM. I sent them a confirmation email to ensure their arrival, but they did not respond. Suddenly, on the d-day, they arrived. We were shocked, then quickly prepared everything needed,” Maylany explained. “The partner then enlightened me that in their culture, i they have previously scheduled an appointment at the first place, they will show up, unless there is additional information that conveyed the opposite.”

Finally, policy and cultural contrasts between Indonesia and other countries necessitated Maylany’s ability to be astute and broad-minded. Learning something new and totally foreign to her academic background is also a challenge but at the same time a perk of this job. “I’d like to say that I enjoy this job more than I should complain,” Maylany said.

Indonesian Version

Sebagai kantor yang menangani urusan internasional, OIA UGM tentu perlu menginisiasi kerja sama dengan institusi dari berbagai negara. Pada segmen #BehindOIA kali ini, kita akan berkenalan dengan Maylany Ika Putri, atau akrab disapa sebagai Maylany. Di OIA UGM, Maylany memiliki posisi sebagai Program Coordinator (PC) for European & Middle Eastern Regions. Seperti apa, ya, detailnya?

Secara umum, Maylany bertanggung jawab atas urusan kerja sama antara UGM dengan pihak-pihak di Eropa dan Timur Tengah. “Kerja sama ini maksudnya berupa inisiasi, negosiasi, diskusi dengan mitra, dan lain sebagainya. Kalau sudah saling setuju, kita juga membantu memproses finalisasi kerja samanya,” terang Maylany.

Penerapan kerja sama ini juga beragam, mulai dari pertukaran mahasiswa dan staf, double degree, hingga kunjungan dosen pun termasuk di dalamnya. “Riset iya, double degree, iya. Yang jelas kerja sama di ranah akademik. Kalau bisnis ada direktorat lain lagi,” lanjutnya.

Urusan kerja sama ini tidak hanya pada tingkat universitas, namun juga pada tingkat fakultas. “Biasanya dari fakultas, terus minta tolong ke kita (OIA, red),” jelas Maylany. Mengingat implementasi kerja sama dilakukan di tingkat fakultas ataupun unit kerja lainnya, seperti pusat studi, Maylany bertanggung jawab untuk mendiseminasikan informasi dan menjembatani komunikasi antara unit kerja dengan pihak mitra dari Eropa ataupun Timur Tengah. “Tapi, ada fakultas yang mobility-nya gede banget, misal Fisipol. Nah, mereka biasanya ngurus exchange agreement sendiri,”

Sebagai PC, Maylany juga tidak jarang perlu menangani kunjungan mitra dari Eropa atau Timur Tengah. Salah satunya pada Maret 2020, UGM menerima kunjungan dari Raja Belanda Willem-Alexander dan Ratu Maxima. Maylany ikut andil dalam perencanaan dan pelaksanaannya. “Alhamdulillah terlaksana dengan baik, dan sepengetahuanku, nggak ada klaster Covid-19 dari acara itu,” ujar Maylany. Normalnya, PC juga turut menangani courtesy meeting ataupun campus tour mitra. Berbeda dengan Divisi Mobility, PC lebih berkaitan dengan institusi, tidak handling mahasiswa secara langsung. “Serunya, saat kunjungan sering dapet souvenir oleh-oleh dari negara mitra,” kata Maylany.

Tentu banyak cerita dari dinamika berkomunikasi Maylany dengan pihak asal Eropa maupun Timur Tengah. “Kalau di e-mail, mereka sangat straightforward, bahasnya apa yang memang menjadi tujuan kerjasama. Mereka juga nggak suka jawaban yang bertele-tele. Mereka mending tahu berita yang jelek sekalian tapi jelas, daripada di-PHP,” terangnya.

Indonesia berada pada zona waktu yang berbeda dengan Eropa dan Timur Tengah. Terkait perbedaan waktu tersebut, Maylany merasa tidak ada masalah berarti karena adanya batasan jam kerja. “Kalau di tempatku hubungannya sama institusi, jadi bisa lebih tegas untuk menentukan working hours. Jadi kalau belum dibalas, mungkin memang di jam itu sudah bukan working hoursnya mereka, begitu juga sebaliknya” terang Maylany.

Menariknya, banyaknya komunikasi yang dilakukan Maylany membuatnya menjadi pribadi yang lebih terbuka. “Dari institusi seperti universitas saja kita bisa paham, kenapa ya UK ini unik, kenapa ya mereka keluar dari Brexit, dan kenapa-kenapa lainnya,” kata Maylany sambil tertawa. Selain menjadi lebih terbuka, Maylany juga belajar untuk tidak memasukkan ke dalam hati apa-apa yang terjadi, mengingat tentu tiap pihak memiliki pola pikir dan kultur komunikasi yang berbeda-beda.

“Dulu pernah juga ada kejadian, mitra UK kirim email, bilang mau datang ke UGM. Saat dikonfirmasi lagi mereka nggak bales. Tiba-tiba, di hari-h mereka datang, dong. Langsung, deh, siapin segala hal saat itu juga,” terang Maylany. “Intinya, mereka kalau sudah set waktu dan konfirmasi di awal, mereka bakal komit sama itu. Kecuali kalau misal ada informasi lanjutan yang menyatakan sebaliknya.”

Pada akhirnya, adanya perbedaan kebijakan dan budaya antara Indonesia dengan negara lain juga menuntut Maylany untuk menjadi pribadi yang solutif dan berwawasan luas. Belajar hal-hal baru dan sama sekali berbeda dari latar belakang pendidikannya juga merupakan tantangan, tetapi di saat yang sama juga menjadi keuntungan. “Menurutku lebih banyak enjoy-nya sih daripada sedihnya,” pungkas Maylany.

English

Amanda Puri Nuris Sya’ban is a third-year student at the Faculty of Political and Social Sciences (FISPOL) who also works as a Social Media Specialist Intern at the Office of International Affairs (OIA) UGM. On OIA UGM’s social media, Manda is one of the interns who creates captions and content to disseminate information from OIA UGM and acts as an information mediator between OIA UGM and students by answering questions on OIA UGM’s social media.

To become a Batch 5 Intern, Manda has participated in a series of Open Recruitment such as file selection and interviews. She wants to intern at OIA UGM because she is interested in studying abroad and increasing her knowledge in her position, namely Social Media Specialist, which matches her passion for Social Media Marketing. She also admitted that interacting with international students was her hope as an intern because it could potentially increase relations.

Apart from being an Intern at OIA UGM, Manda has academic activities like other students, such as doing assignments and studying. She also participates in organizations and committees, such as FPCI UGM and PPSMB UGM. In addition, she is also planning to leave for Pecs, Hungary, in the context of the Indonesia International Student Mobility Awards.

To OIA UGM, Manda hopes OIA can be a valuable place to develop student potential with internship programs and improve its service system.

Bahasa Indonesia

Amanda Puri Nuris Sya’ban merupakan mahasiswa tahun ketiga Fakultas Ilmu Politik dan Sosial (FISIPOL) yang juga bekerja sebagai Social Media Specialist Intern di Office of International Affairs (OIA) UGM. Pada sosial media OIA UGM, Manda merupakan salah satu intern yang membuat caption dan konten untuk menyebarluaskan informasi dari OIA UGM, serta menjadi perantara informasi antara OIA UGM dan pihak luar dengan menjawab pertanyaan di sosial media OIA UGM.

Untuk menjadi Intern Batch 5, Manda telah mengikuti serangkaian Open Recruitment seperti seleksi berkas dan wawancara. Ia ingin menjadi intern di OIA UGM karena memiliki minat untuk studi ke luar negeri dan menambah pengetahuan di posisi yang ia pegang, yaitu Social Media Specialist, yang sesuai dengan passion-nya di bidang Social Media Marketing. Ia juga mengaku bahwa berinteraksi dengan mahasiswa internasional merupakan keinginannya selama menjadi intern karena berpotensi untuk menambah relasi.

Selain menjadi Intern di OIA UGM, Manda memiliki kesibukan akademik layaknya mahasiswa lainnya, seperti mengerjakan tugas dan berkuliah. Ia juga mengikuti organisasi dan kepanitiaan, misalnya FPCI UGM dan PPSMB UGM. Selain itu, ia juga sedang dalam proses untuk berangkat ke Pecs, Hungaria dalam rangka kegiatan Indonesia International Student Mobility Awards.

Kepada OIA UGM, Manda berharap agar OIA dapat menjadi tempat yang menyenangkan untuk mengembangkan potensi mahasiswa dengan program magang dan memiliki sistem pelayanan yang baik.